Журналисты, желающие аккредитоваться в рамках официального пула, сопровождающего главу государства или правительства должны заполнить аккредитационную анкету. Заполненные аккредитационные анкеты представляются в Организационный комитет централизовано через дипломатическое представительство данной страны в Москве, сопровождаемое соответствующей нотой с просьбой аккредитовать указанных представителей СМИ. Необходимо также предоставить цветные фотографии журналистов на светлом фоне, выполненные в цифровом формате в виде файлов JPEG, размером 4Х6 сантиметра и разрешением 300 точек на дюйм (DPI). Имя файла, содержащего фотографию, должно включать фамилию, имя и отчество конкретного лица. Файлы могут быть переданы вместе с заполненными аккредитационными анкетами на компакт-дисках, записанных в формате ISO, магнитных дисках "IomegaZIP", объемом 250 МВ и гибких магнитных носителях формата 1,4МВ.

Крайний срок предоставления заполненных аккредитационных анкет для членов официального пула - 15 апреля 2003 года. Аккредитационный бадж будет выдаваться заранее через офицеров связи представителям подготовительных групп соответствующих стран или непосредственно представителям СМИ в день прибытия в пресс-центре международных мероприятий в гостинице "Прибалтийская" по предъявлению паспорта и действующего аккредитационного удостоверения.

Размещение всех представителей СМИ - членов официального пула в Санкт-Петербурге будет осуществляться в гостинице "Прибалтийская" .
Квота для каждой из стран составляет 35 человек.